Direkt aus dem CRM
Positionen und Kundendaten aus dem Angebot übernehmen. Berechtigte Mitarbeiter sehen Belege am zugehörigen Datensatz.
SuiteUltimate Invoicing · Finanzen im CRMVom Angebot bis zum Zahlungseingang.
Vom Angebot bis zum Zahlungseingang.
Alles im Zusammenhang.
Verbinden Sie Vertrieb, Fakturierung und Buchhaltung. Erstellen Sie Rechnungen aus CRM-Daten, steuern Sie wiederkehrende Abrechnungen und behalten Sie offene Forderungen am Kundenkonto im Blick.
RechnungsverwaltungAblauf im Überblick
- 01Angebot & Kundendaten
- 02Rechnungsentwurf prüfen
- 03Finalisieren & versenden
- 04Zahlung abgleichen
Schematische Darstellung · Direkt im CRM-Prozess
✓ XRechnung & ZUGFeRD✓ Versionierte Belegstände✓ Abonnements & Mahnwesen✓ Buchhaltungsübergabe
Die Rechnung gehört zum Kundenprozess.
Gemeinsame Daten reduzieren manuelle Übergaben zwischen Vertrieb und Finanzteam.
Wiederkehrend abrechnen
Verträge steuern Intervalle und Leistungspositionen. Rechnungsläufe erstellen Entwürfe zur Prüfung.
Forderungen verfolgen
Offene Posten, Teilzahlungen und überfällige Belege bleiben am Kundenkonto sichtbar.
Passende Modelle für Ihre Leistungen.
Ein gemeinsamer Belegprozess für unterschiedliche Abrechnungsformen.
| Modell | Funktion |
|---|---|
| Einmalleistungen | Positionen, Rabatte und Steuersätze aus CRM-Daten |
| Abonnements | Monatliche, quartalsweise oder jährliche Abrechnungspläne |
| Abschlag, Teil- und Schlussrechnung | Meilensteine abrechnen und Vorbelege berücksichtigen |
| Ratenpläne | Teilbeträge und Fälligkeiten nachvollziehbar aufteilen |
| Staffelpreise | Mengenstaffeln, Mindestgebühren und individuelle Konditionen |
| Korrektur und Storno | Korrekturbelege mit Referenz auf die ursprüngliche Rechnung |
Strukturierte E-Rechnungen im Belegprozess.
Ausgabeformate und Prüfprofile werden passend zum Empfänger und zum vereinbarten Release eingesetzt.
XRechnung
Strukturierte XML-Ausgabe mit Schema- und Geschäftsregelprüfung vor der Freigabe.
ZUGFeRD / Factur-X
Lesbares PDF und eingebettete Rechnungsdaten werden aus demselben Belegstand erzeugt.
Erweiterbare Übermittlung
Peppol- und Portal-Anbindungen sind als Erweiterung vorgesehen. Die konkrete Übermittlung hängt von der eingerichteten Anbindung ab.
Von offenen Posten zu geklärten Zahlungen.
Zahlungsstatus, Versandstatus und Belegstatus werden getrennt geführt.
Zahlungsabgleich
Kontoauszüge oder Zahlungsberichte mit Forderungen abgleichen. Eindeutige Treffer zuordnen; Differenzen und unklare Fälle zur Prüfung vorlegen.
Zahlung erleichtern
EPC-QR-Code auf Belegen und optionale Payment-Links unterstützen den Zahlungsprozess. Die Anbieteranbindung wird separat eingerichtet.
Mahnwesen steuern
Fristen und Mahnstufen konfigurieren. Bezahlte oder gesperrte Belege ausnehmen und Mahnläufe vor der Freigabe prüfen.
Nachvollziehbare Belege. Klare Zuständigkeiten.
Technische Kontrollen unterstützen Ihre organisatorischen und buchhalterischen Prozesse.
Fester Belegstand
Finalisierung hält Kundendaten, Positionen und Beträge als Snapshot fest. Spätere Stammdatenänderungen verändern historische Belege nicht.
Nummern & Korrekturketten
Koordinierte Nummernvergabe und referenzierte Korrekturen sorgen für nachvollziehbare Belegketten.
Rollen & Freigaben
Entwürfe erstellen, finalisieren und korrigieren sind getrennte Berechtigungen. Die fachliche Freigabe bleibt bei den zuständigen Rollen.
Buchhaltung anschließen.
Belegdaten strukturiert weitergeben und die Übergabe nachvollziehen.
Vorkontierung
Produkte und Kundengruppen mit Konten und Steuerschlüsseln verknüpfen. Buchungsvorschläge fachlich prüfen.
Strukturierter Export
Rechnungs- und Zahlungsdaten in vereinbarten CSV-Formaten bereitstellen.
DATEV · Ausbaustufe R3
Ein dedizierter Konnektor für Belegdaten und Belegbilder ist als weiterer Ausbau vorgesehen. Schnittstellenumfang und Freigabe werden gesondert abgestimmt.
Häufige Fragen
Gut zu wissen über Rechnungsverwaltung.
Sind finalisierte Rechnungen noch editierbar?
Inhaltliche Korrekturen erfolgen über referenzierte Korrektur- oder Stornobelege. Der ursprüngliche Belegstand bleibt erhalten.
Wie funktionieren Abonnements?
Ein Abrechnungsplan am Vertrag definiert Intervall, Laufzeit und Leistungen. Der Rechnungslauf erstellt die zu prüfenden Entwürfe.
Ist damit jede rechtliche Anforderung automatisch erfüllt?
Die Funktionen unterstützen strukturierte Rechnungen und nachvollziehbare Belegprozesse. Anforderungen an Format, Empfänger, Aufbewahrung und betriebliche Abläufe müssen für Ihren Einsatz geprüft werden.
Ist die DATEV-Direktanbindung bereits Teil des Basisumfangs?
Die direkte Anbindung ist als Ausbaustufe R3 vorgesehen. Strukturierte Exporte bilden die Grundlage der Buchhaltungsübergabe.
Gemeinsam stärker.
Entdecken Sie die ergänzenden Bereiche von SuiteUltimate.
Wie passt Rechnungsverwaltung
zu Ihren Abläufen?
In einer 20-minütigen Demo besprechen wir Ihre Anforderungen und zeigen den passenden Einsatz in SuiteCRM.
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